פקס למייל - מאחורי מכשיר הפקס

התפתחות אבולוציונית של מכשיר הפקס

במהלך השנים מומחים רבים ניבאו שאת התפקיד שממלא מכשיר הפקס יחליף הדואר האלקטרוני או סוגים שונים של תקשורת אלקטרונית ובכל זאת, היום אנו עדים לכך שפקסים ממשיכים להיות שיטה אמינה ואוניברסלית של תקשורת וגורם מוטבע והכרחי בתהליכי עבודה רבים.

מגמות שונות בתעשייה כגון יוזמות לשיפור תהליכים עסקיים, ניהול והתאמה לתקנים רוגולטוריים כמו גם אינטגרציה של יישומים ואיחוד מכשירי הפקס הם רק חלק מהגורמים שהובילו עסקים להחלפת מכשירי הפקס בפתרונות VoIP ופתרונות פקס באינטרנט.

מדריך זה בא לתאר מצב נוכחי ועתידי בתקשורת מבוססת תשתיות פקס ולפרט מגמות בסביבה העסקית של היום, את ההטבות שארגונים מממשים על ידי יישום פתרון פקס אוטומטי, ופתרונות פקס משולחן עבודה והמייל של משתמשי הארגון.



במדריך זה נסקור מעט מהמוצרים הקיימים בשוק ונספק קווים מנחים לבחינה ולבחירה של תשתית תקשורת פקס וטכנולוגית מסרים שיסייע לארגון שלך בייעול תהליכים עסקיים והגדלת הפרודוקטיביות של העובדים וכמובן שיפור השירות ללקוחות תוך שימוש אופטימלי בתקשורת מבוססת פקס.

בנוסף ניתן ללמוד ממדריך זה כיצד פתרון תשתית בתקשורת פקס עשוי להגדיל באופן משמעותי את התשואה על השקעה ולהפחית את עלויות החומרים המתכלים שהיוו אלמנט משמעותי בחישובי עלויות תשתית הפקס בכל ארגון.

חשיבה מחדש בתקשורת פקס

ארגונים רבים כיום ממשיכים להשתמש במכשיר הפקס באופן ידני כדי לשלוח או לקבל פקסים. חלק ממטלות העובד היא הדפסת עותק קשיח, הליכה פיזית מלווה את התהליך אל המדפסת שהיא גם מכשיר הפקס הממוקם בארגון ועיבוד ידני של פקס מבוסס נייר הוא מרכיב מרכזי בהוצאות התפעוליות.

כאשר אתם לוקחים בחשבון את הזמן שתהליך ידני כזה לוקח, האובדן המקביל של תפוקת העובד, יחד עם העלות של אספקה החומרים המתכלים וכמובן התחזוקה של מכשיר הפקס, מחיר של שליחה או קבלה של פקס שווה ערך להוצאת של כ 10 שקלים. נתון זה יש להכפיל במספר העובדים בחברה ואז את כמות הפקסים שכל עובד שולח או מקבל, העלות הכוללת יכולה להיות מדהימה ומאוד משמעותית.

אלמנט נוסף נכנס לשיקול כאשר מכניסים למשוואה זו את מספר הפקסים שהולכים לאיבוד בתהליך או המגיעים למקום הלא נכון תוך התפשרות על אבטחה ופרטיות, תהליכי עבודה בשימוש עם פקס באופן ידני הם באופן ברור אינם יעילים או אינם חסכוניים בהשוואה לשימוש בטכנולוגיות להעברת הודעות פקס מודרניות יותר.

נפח גבוה של פקסים נכנסים מבוססי נייר ימשיך לתפוס תפקיד חשוב בתהליכי עבודה רבים דוגמאות כגון תביעות, הלוואות ואישורי חוזה, הסכמי רכישה והזמנות לקוח, בקשות להצעות מחיר ומכרזים עדיין מחוייבים בארגונים רבים בשליחה של פקס, מסמכים אלה עדיין ייתקבלו באופן ידני באמצעות מכשיר הפקס, ולאחר מכן ימסרו ידנית עם מעט או אפילו ללא מעקב או רישום. בתהליכים כגון אלו המפורטים כאן ישנם סוגיות רציניות אשר עלולות להיוצר על ידי חוסר היכולת לאתר או לעקוב אחר המסמך המבוקש.

המציאות העסקית והמסחרית מחייבת ארגונים רבים בהגדלת השימוש בתקשורת מסוג פקס לכן חוסר יעילות בניהול עודף של מסמכי נייר או משך הזמן הנדרש כדי לאחזר פקס ולהעביר אותו לנמען המיועד.יוצרים חוסר יעילות בתהליכי זרימת העבודה ויכולים לערער את יכולתו של ארגון להיות תחרותי ולהגדיל את הרווחיות.

מחקרים רבים שנערכו בנושאים של תהליכים ארגוניים מדרגים את התהליכים האוטומטיים בארגונים רבים כיוזמה אסטרטגית עיקרית עבור רוב מחלקות ה-IT. תהליכים עסקיים אוטומטיים ופתרונות טכנולוגיים מנסים להתמודד עם יעילות על ידי הגדלת תפוקת עובדים, הפחתת עלויות והחלפת תשתיות טכנולוגיות בחלופות מעודכנות יותר.

כאשר שוקלים שדרוג מעיבוד פקס ידני, היכולת לשלוח ולקבל פקסים ישירות ממערכות ויישומים נפוצים הוא קריטי. העברה של פקסים ישירות לתיבת הדואר הנכנס, צירוף מסמכים חיוניים לדואר אלקטרוני ישירות מתוך מעבד תמלילים בשולחן העבודה של העובד או ממסמכים משותפים ברשת, שליחה של פקסים ממערכות ארגוניות או יישומים אחרים הם רק חלק מהדוגמאות לאינטגרציה של שרותי פקס הזמינים למשתמשי הקצה ולמנהלים. לדוגמא: חברת InterFax המספקת שירותי פקס למייל.

הוראות רגולטוריות בתקני עבודה ממשלתיים ברחבי העולם הציבו דרישות אבטחה נוספות על התקשורת העסקית תוך כדי אילוץ ארגונים רבים לשנות את הדרך שבה הם מנהלים את תנועת הפקס. הכנסת אמצעי זהירות נוספים בכדי להבטיח את הפרטיות של מסמכים, ולאבטח את מסירתם בהתאם לחוק, מעקב מדויק ואמין של שרותי פקס ארכיונים נהפכו חשובים יותר מתמיד כדי לעמוד בתקנות ובדרישות המחוקק.

מעבר למערכות VoIP

פיתוח תשתיות האינטרנט במערכות VoIP שינה באופן דרמטי את התקשורת הטלפונית, מה שהפך את קווי הטלפון האנלוגיים במהירות רבה לנחלת העבר. טכנולוגיה זו שילבה בהצלחה את שירותי הפקס יחד עם שירותי קול ורשת נתונים. על ידי שדרוג שרותי הפקס המסורתיים שדורשים קווי טלפון אנלוגיים וחומרת לוח יקרה יחסית לפתרונות פקס מבוססי IP, מה שאיפשר לאירגונים תנופה גדולה בחיסכון של העלויות עבור שרותי הפקס, כמו גם בפריון עבודה ובניידות העובדים.

יתרונות של פתרון פקס מבוסס רשת 

בין אם הארגון שלך מחפש לחסל את מכשירי הפקס, או לשלב את תקשורת הפקס עם רשת הנתונים ובין ניהול מסמכים אוטומטי וארכיוני כחלק מתהליכי העבודה בארגון, יישום פתרון פקס מבוסס רשת יגרום לשיפור ויעול של תהליך זרימת העבודה, ובדרך גם יפחית עלויות.

עם פתרון פקס מבוסס רשת כל פקס שנשלח אל ומן הארגון שלך הוא באופן מיידי פקס אשר  נכנס ישירות לתיבת הדואר האלקטרוני, פתרון כזה מאפשר צפיה, עריכה, ואחסון. איתור פקסים שאבדו כמעט מתבטל כליל ומסמכי פקס חסויים ממוענים לגורם המתאים בלבד.

באותה הקלות שניתן להדפיס את המסמכים, הם יכולים להיות משוגרים בפקס מכל יישום ארגוני כמו מערכות CRM ו- ERP, או ממערכות ניהול מסמכים פופולריות ויישומי ארכיון מתקדמים.

ללא קשר לכמות, את הפקסים הנכנסים ניתן לאתר בקלות באופן אלקטרוני ולנתב באופן אוטומטי. פקסים מנותבים במהירות לנמען בודד או מועברים למחלקה מסוימת או לקבוצת העובדים המתאימה. הניהול הינו מרכזי ותהליכי הניתוב האוטומטיים מחליפים את הצורך בטיפול ידני. קבלת פקס היא מיידית ועבור כל פקס שמתקבל ניתן לבצע מעקב ושמירה בארכיון לניהול מסמכים, כל התהליך זמין מתחנת העבודה של משתמש הקצה.

הגדלת התפוקה בארגון

שעות רבות של יעילות העובדים נחסכות על ידי ביטול הצורך בהליכה פיזית אל המכשירים הפזורים בארגון כדי להדפיס ולשלוח בפקס מסמכים. חישובי עלויות שנעשו בארגונים גדולים מביאים לחסכון מוכח בעשרות שעות של כ"א, גם עבור ארגונים קטנים עם פחות עובדים ונפח פקס נמוך, הזמן המבוזבז לטובת ההתעסקות במכשיר הפקס, שליחה, קבלה תחזוקה ותפעול שוטף הוא גדול. עבור ארגונים עם נפחים גדולים בתעבורת פקסים אשר עברו לתשתיות תקשורת פקס מתקדמות רווחי הפרודוקטיביות אשר מומשו הם עצומים. ובגלל שהפקסים הנכנסים מנותבים ללא דיחוי לאן שהם צריכים ללכת, זמני התגובה משתפרים לאין ערוך ורמת הדיוק בניתוב המסמכים משתפר משמעותית.

בכל הליך עבודה הכולל פתרון פקס מתקדם חל שיפור משמעותי באופן אוטומטי, מסמכי פקס מאוחסנים אלקטרונית ללא צורך בהדפסה, הפחתת השימוש בנייר באופן משמעותי (אם לא לגמרי), במקרים רבים, הדפסת מסמכים מתבטלת לחלוטין, חיסכון של אלפי שקלים בעלויות וניהול תעבורת פקסים הופך לחלק בלתי נפרד ומוסדר יותר של התהליכים העסקיים.

בין אם הארגון שלך הוא קטן, עם פחות ממאה עובדים, או ארגון גדול עם אלפי משתמשים פתרון שירות פקס מבוסס רשת נועד להתאים בקלות לצרכיך המשתנים. הוא מאפשר התאמה להיררכיה ארגונית משתנה ומספק גמישות טכנולוגית והתאמה לשינויים בתוכנות ויישומים הקיימים בארגון.

קווים מנחים לבחירת פתרון לפקס ארגוני

לפני שמתחילים לחקור טכנולוגיות ופתרונות ולפני שמזמינים ספקי שירות לשלוח הצעות מחיר (בפקס) יש לאסוף את הדרישות של הארגון.

פקסים נכנסים
מהו איזור החיוג המתאים לכם ביותר?

ספקי השירות מספקים עם פתיחתו מספר טלפון ייעודי לטובת שירות קבלה של פקסים, אם יש לכם בארגון מספר פקס אשר כבר מפורסם בקרב לקוחותיכם ואין לכם רצון להחליפו, ניתן לבצע שירות עקוב אחרי למספר הייעודי שקיבלתם כך שלא תהיה פגיעה ברמת השירות שאתם נותנים ללקוחותיכם.

ניתן לבחור מספרים באותו איזור חיוג כשל משרדכם אך גם ניתן לבחור מספרים כלל ארציים, יש חברות אשר אף מספקות לכם מספרי פקס בארצות אחרות בהתאם לדרישה.

כמה פקסים נכנסים בחודש ? 
זהו מפתח חשוב בהבנה ותכנון עלויות, אמנם עלות קבלת פקס היא נמוכה בהרבה מעלות שליחה של פקס אולם יש הבדל בין 250 פקסים נכנסים בחודש ובין 5,000.

כמה משתמשי קצה ישתמשו בפתרון? האם הפקס הוא אישי, מחלקתי או כלל ארגוני?

תשובות לשאלות אלו יספקו לכם מידע על אופן הפריסה / חלוקה של הפתרון, אם בחרתם באפשרות שלכל עובד בארגון יהיה מספר פקס ייעודי משלו ניתן לצפות לכמות קטנה יחסית של פקסים למשתמש, הפרטיות והאבטחה יישמרו ברמה מכסימלית אולם יש סיכוי סביר שהפקסים ישמשו גם לצרכים אישיים עבור עובדי הארגון.

פתרונות מחלקתיים או לקבוצות גדולות יותר מאפשרים התמודדות גדולה עם עומסי עבודה ומעקב צמוד יותר על פעילות הנעשית באמצעות פקס

פקסים יוצאים
כמה פקסים נשלחים בחודש ? זוהי אחת משאלות המפתח החשובות מכיוון שעלות פקס יוצא נעה בין שקלים לאגורות, ככל שהכמות גדלה המחיר ליחידה יורד, (כמו בהרבה תחומים).

כמה משתמשי קצה ישתמשו בפתרון? נתון זה חשוב כחלק מהבנת תהליך העבודה בארגון.

נקודה חשובה שכמעט ולא מוזכרת עם ספקי השירות היא עלות עמוד / דקה, ישנם השלכות נוספות בשליחת פקסים הנוגעות לאיכות הגרפיקה והטקסט הנשלחים באמצעות פקס, אומנם הרבה מהפתרונות מבוססים שליחה באמצעות תוכנת דואר אלקטרוני כלשהי אולם זוהי לא אותה הטכנולוגיה, מכשירי פקס מתקדמים מאפשרים שליחה של מסמכים באיכות גבוהה אולם לא כל המכשירים הם כאלו, בנוסף שליחת מסמכים מעל לגודל מסוים (בערך כ 60kb) אורכת יותר מדקה כי אם בצד השני המקבל מכם את הפקס נמצאת מכונה ישנה ולא מתקדמת, משך הזמן לקבלה של גרפיקה במכשיר מעין זה היא גדולה.

כדי לזכור שכמו שבתחומים רבים הסובבים אותנו, לאיכות יש מחיר, אם קיימת דרישה לגרפיקה איכותית ורזולוציה טובה של מסמכי הפקס בשליחה האלטרנטיבות אפשריות עם הטכנולוגיה של היום אולם יש לזה עלות.

הפצה ומיזוג

הפצה של פקסים לקבוצות גדולות ולרשימות של לקוחות היא יכולת שמעטות מהחברות המספקות שירותי פקס כוללות בסל השירותים שלהם, אולם שיטה זו משמשת להפצה של כמויות גדולות של פקסים ללא צורך בחסימת שרת הדואר שלכם או העמסת עמדת העבודה.

כדאי לבדוק מגבלות מערכת כגון כמות הרשימות המותרת או כמות המשתמשים המותרת בשימוש ברשימה.

אם אין לספק השירות שלכם יכולת לספק שירות מעין זה אין דאגה, באמצעות יישומי אופיס של מיקרוסופט ניתן לבצע מיזוג מסמכים ולשלוח באמצעות הדואר האלקטרוני, כך שניתן לרתום יכולת זו לשימוש בתקשורת הפקסים..

ממשק אינטרנטי

רצוי שיהיה לספק השירות ממשק אינטרנט המאפשר דרכו לשלוח פקסים לנמען בודד או קבוצת נמענים, בדרך כלל קיים עורך תוכן מנוון יחסית וכמובן האפשרות לצרף קבצים משולחן העבודה של המשתמש.

חיבור למערכות אחרות בארגון

התממשקות למערכות שונות בארגון מחייב חיבור בין המערכות ושירותי הפקס, ניתן לבצע זאת בדרכים שפורטו קודם, קרי באמצעות דואר אלקטרוני אולם עבור כמויות גדולות של פעילות מומלץ להתחבר באמצעות API Web Services, אלו סדרת פקודות בשפות תכנות המאפשרות חיבור לשירותי פקס, לא כל ספקי השירות מאפשרים חיבור שכזה וכדאי לוודא שגם אלו שיש להם יכולת כזו יודעים כיצד לבצע אותה.

ארכיון ותיעוד  

כדאי לבחור את שיטת תיעוד הפקסים בהתאם לאופן השימוש, אם בחרתם בפלטפורמת דואר אלקטרוני ניתן לבצע שמירה של מסמכי הפקס באמצעות שרת הדואר או שרת קבצים, ניתן לשמור ארכיב בשולחן העבודה של המשתמש או כחלק מהגיבויים שמבצע שרת הדואר הארגוני.

שירותי פקס המתממשקים למערכות ארגוניות אחרות כגון CRM , ERP, תוכנות ייעודיות אחרות יכולים לשמש ככלי לארכיון הפקסים בהתאם לאופי הפעילות המבוצעת בחברה.

שליטה ובקרה

חלק מהיתרונות הבולטים בשימוש בפתרונות פקס מתקדמים היא היכולת לנתר ולעקוב אחר הפעילות, הנושא מתבצע בדרך כלל ע"י ממשק משתמש אינטרנטי, אם ממשק זה הוא איכותי הוא מסוגל לספק למשתמש בכיר יכולת ניהול מלא על החשבון כולו: מרמה של מעקב תורים עד לרמות של הגדרות המשתמשים, מיכולת שליחה מחדש של פקסים שלא עברו בהצלחה ועד לקבלת דוחות פעילות מפורטים.

מערכת ניהול משתמשים טובה יכולה לעשות את כל ההבדל לארגונים גדולים וגם לחברות קטנות, זהו הכלי החשוב ביותר לניהול הפעילות.

לסיכום:

תקשורת באמצעות פקס היא לא דינוזאור טכנולוגי שאבד עליו הקלח, ישנם עוד שנים טובות לתעשייה זו שעברה לה אבולוציה ממש לנגד עינינו הטכנולוגיות, אמנם אבולוציה קטנה יחסית, מעבר ממכשיר לתשתית, אולם צפויות לה עוד שנים רבות לבצע את העבודה.

ניסיתי לגעת במגוון נושאים הקשורים לפתרונות פקס ארגוניים, אמנם ישנם נושאים נוספים בתחום זה כגון התפתחות שירותי הפקס במכשירים ניידים ה"סמארטפונים", תקנים באבטחת מידע בתשתיות פקס או שיטות לחיוב, ישנם גם נושאים שרק נגעתי בהם בקצות האצבעות כמו התממשקות באמצעות API או מערכות לניהול משתמשים בשירותי פקס אבל לעת עתה אפסיק, עלי למהר ולשלוח את המאמר הזה בפקס למנכ"ל שלי...אז שיישאר קצת לפעם הבאה.
למידע נוסף - ככה שולחים היום פקס.